大学政策

欺诈政策

文件代码:ADM.欺诈.波尔
批准日期:2008年8月4日
修正:5/2/2016
批准人:主席

目的

制定欺诈政策是为了促进控制措施的发展，这将有助于发现和预防针对全球十大体育官方网址的欺诈行为. 全球十大体育官方网址的目的是通过提供指导方针和为控制和调查的发展分配责任来促进一致的组织行为.

本政策适用于任何违规行为, 或涉嫌违规, 包括员工和顾问, 学生, 供应商, 承包商, 外部机构, 和/或与全球十大体育官方网址(WIU)有业务关系的任何其他方.

任何必要的调查活动都将进行，而不考虑嫌疑人的服务年限, 位置/名称, 或与WIU的关系.

政策

管理, 在全体员工的协助下, 谁负责发现和预防欺诈, 盗用, 还有其他的违规行为. 根据美国注册会计师协会(American Institute of Certified Public Accountants)的定义，欺诈是指故意虚假陈述或隐瞒重大事实，以诱使他人根据该事实采取行动，从而对自己造成伤害。. 大学管理人员和各级管理人员有责任建立和维护适当的内部控制，为委托给他们的资源提供安全和问责制. 管理团队的每个成员都要熟悉在他或她的职责范围内可能发生的不正当行为，并对任何不正当行为的迹象保持警惕.

任何发现或怀疑的违规行为必须立即报告给内部审计办公室, 谁与法律顾问/道德操守干事和其他受影响的内部和外部部门协调所有调查.

构成欺诈的行为可以定义为挪用公款, 盗用, 以及其他财政违规行为指的是, 但不限于:

  • 挪用公款(e.g. 盗窃现金，使用WIU采购卡或应付账款系统购买个人物品).
  • 与他人串通以规避内部控制.
  • 伪造或变造文件(如.g. 检查, 时间卡, 收据, 合同, 采购订单, 费用报销文书, 学生账单, 电子文件, 投标, 或其他财务文件).
  • 虚假财务报告.
  • 挪用或滥用大学资源(例如.g. 现金、证券、存货、设施、设备、服务、供应或其他资产).
  • 现金或金融交易的不当处理或报告.
  • 向他人披露WIU从事或拟从事的证券活动.g. 有关债券发行的初步官方声明).
  • 从承包商那里接受或索取任何有物质价值的东西, 供应商, 或向WIU提供服务/资料的人士. 价值低于75美元的礼物除外.
  • 未收到货物或未提供服务的授权或付款收据(e).g. 支付给虚构的雇员或供应商).
  • 为同一费用报销提交多个凭证.
  • 使用WIU免税身份购买个人物品(通过任何方式).
  • 未挣工资或福利的授权或收据.
  • 未经授权分发或盗窃学生，员工或教职员工多余的食物积分.
  • 个人将学校财产用于商业经营活动.
  • 身份盗窃.
  • 利益冲突，违反职业道德.
  • 破坏、移动或不当使用记录、建筑物、家具、固定装置和设备.
  • 任何类似或相关的不正常现象.

其他涉及员工道德方面的违规行为, 道德, 或行为行为应由校园部门和人力资源部解决, 教务长办公室, 道德操守官而不是内部审计师.

如果对某一行为是否构成欺诈有任何疑问, 联系内部审计办公室.

调查的责任

内部审计处主要负责调查政策中规定的所有可疑欺诈行为. 如果调查证实有欺诈行为发生, 内部审计处将向指定的适当人员发出报告, 大学校长, 校董会审计委员会, 和外聘审计员.

检控或将检查结果转交适当的执法及/或监管机构进行独立调查的决定，将与法律顾问及高级管理层共同作出, 还有对案件处理的最终决定.

内部审计处对收到的所有信息保密. 任何员工如怀疑有不诚实或欺诈行为，应立即通知内审处, 不应试图亲自进行与任何涉嫌欺诈行为有关的调查或面谈/审讯.

调查结果将不会透露或与任何人讨论，除了那些有合法需要知道. 这是很重要的，以避免损害那些被怀疑但后来被认定为无辜或有不法行为的人的名誉，并保护WIU免受潜在的民事责任.

审计部调查小组的成员可以自由和不受限制地查阅所有WIU的记录和房舍, whether owned or rented; and the authority to examine, 复制, 和/或删除文件的全部或任何部分内容, 计算机和电子设备, 桌子, 橱柜, 在未经任何可能使用或保管该等物品或设施的个人事先知情或同意的情况下，在其调查范围内使用或保管该等物品或设施. 这也将包括所有可以电子存储记录的媒体类型.

正式欺诈风险评估程序

为什么必须进行欺诈风险评估:
《全球十大体育官方官网》(30 ILCS 10/3001)要求所有国家机构“建立和维持一个系统, 或系统, 内部财政和行政控制，以确保资源得到有效利用, 有效地, and in compliance with applicable law; obligations and costs are in compliance with applicable law; and funds, 财产, 其他资产和资源得到保护，防止浪费, 损失, 未经授权使用, 和挪用”. 大学管理层有责任发展内部控制并监测其运作效率.

谁必须进行欺诈风险评估?
高级管理层已经确定了执行欺诈风险评估所需的关键业务职能. 这些部门将通过电子邮件得到通知.

何时进行评估:
初步评估应在确定业务功能的财政年度结束前完成, 之后需要进行年度风险评估.

如何进行欺诈风险评估:
已确定的部门必须评估与挪用公款有关的欺诈风险, 盗用, 以及大学欺诈政策中所述的其他财务违规行为. 部门应至少提供以下文件:

  • 部门特有的欺诈风险
  • 任何缓和的内部控制
  • 这种风险的可能性和程度(低风险水平), 中等风险, 高风险就足够了)
  • 在考虑了所有的控制措施之后，管理层对任何剩余风险的反应(例子包括为响应已识别的风险而实施的额外控制措施), 或者接受仍然存在的风险)

这是一个空白欺诈风险评估工具的示例.

任何与这些评估有关的问题都可以直接联系商务办公室，地址是 business-services@livecinemacertification.com or 309-298-1811.

报告程序

在调查可疑的不正当行为或不正当行为时必须非常小心，以避免错误的指控或使可疑的个人知道正在进行调查.

发现或怀疑欺诈行为的员工应立即与内部审计办公室联系. 如果嫌疑人是内部审计办公室的成员, 将通知总裁和道德官/法律顾问. 独立审计员将调查任何针对内部审计人员的指控. 雇员或其他投诉人可以保持匿名. 向被怀疑的个人及其律师或代表询问有关被调查活动的一切问题, 或任何其他询问者应直接向调查小组或法律顾问提出. 有关调查情况的信息将不予公布. 对任何询问的正确回答是:“我无权讨论这件事.“在任何情况下都不应提及”这项指控,“犯罪”,“骗子”,“伪造的。,“挪用。,或任何其他具体的参考资料.

应告知申报个人以下事项.

不联系被怀疑的个人以确定事实或要求赔偿.

不讨论案件, 事实, 怀疑, 或向任何人提出指控，除非法律顾问或内部审计办公室特别要求这样做.

纪律处分

如果必要的, 内部审计办公室可能会建议对调查结果采取纪律处分. 这可能是书面谴责，也可能是无薪休假和, 如果必要的, 在法律的最大范围内建议终止和起诉. 该建议将由人力资源/教务处指定的代表审查批准, 法律顾问及, 如果有必要的话, 由外部律师, 在采取任何行动之前. 内部审计办公室没有权力执行建议，除非它涉及其办公室内的特定员工. 纪律处分由员工管理层执行. 内部审计师是否应该认为管理层的决定与所提供的事实不合适, 事实将提交给执行管理层或审计委员会作出决定.

政府

行政服务副总裁负责行政工作, 修订, 解释, 以及这项政策的应用. 该政策将每年进行审查，并根据需要进行修订.