大学政策

文件编号:ADM.GIFTRAFFLE.波尔
批准日期:4/16/12
批准人:主席

礼品、捐献、奖品、促销物品和莱佛士的政策

介绍

礼品费用, 贡献, 奖, 促销产品, 在以下指导方针下，允许从大学资金中抽取奖金. 大学基金被定义为除了基金会账户(以8开头的账户)和代理账户(以9开头的账户)之外的所有大学账户。

  1. 礼物
    礼物被定义为自愿给予而不期望回报的东西.
    1. 送给学生/非雇员的礼物
      除下列情况外，禁止使用大学经费为学生或非雇员购买礼品:
      1. 礼物的形式是牌匾、奖杯、运动衫等., 并刻有全球十大体育官方网址的名字/首字母缩写, (the purchase of gift certificates is not allowed unless the purchase is from social funds or student activity funds); and
      2. The gift is to recognize the support or achievement of the student/non-employee; and
      3. 该捐赠的单位价值不超过或等于$75，并经财务代理人批准, 或礼品的单位价值大于75美元但小于或等于100美元，并经总裁或各自的副总裁事先批准. 任何单位价值超过100美元的礼品都需要总统的预先批准.
    2. 给员工的礼物
      除下列情形外，学校经费禁止为员工购买礼品:
      1. 礼物的形式是牌匾、奖杯、运动衫等., (现金礼物不能给员工，除非是薪酬计划的一部分)，并刻有全球十大体育官方网址的名字/首字母缩写, (the purchase of gift certificates is not allowed unless the purchase is from social funds or student activity funds); and
      2. The gift is to recognize the employee for years of service or for initial employment; and
      3. 该捐赠的单位价值不超过或等于$75，并经财务代理人批准, 或礼品的单位价值大于75美元但小于或等于100美元，并经总裁或各自的副总裁事先批准. 任何单位价值超过100美元的礼品都需要总统的预先批准.
      OR
      1. 礼物的形式是牌匾、奖杯、运动衫等., (现金礼物不能给员工，除非是薪酬计划的一部分)，并刻有全球十大体育官方网址的名字/首字母缩写, (the purchase of gift certificates is not allowed unless the purchase is from social funds or student activity funds); and
      2. The gift is to recognize the outstanding achievement of the employee; and
      3. 礼品价值小于或等于100美元，并由总统或各自的副总统事先批准.

        当用于表彰杰出成就的员工时，禁止从大学基金中购买零售单位价值超过100美元的礼物.
  2. 对组织的贡献
    对组织(筹资团体)的捐款, 专业组织, 当地服务俱乐部, 等.)，但下列情况除外，不得动用大学基金:
    1. 非现金
      1. 捐款的形式是牌匾、奖杯、运动衫等., 并刻有全球十大体育官方网址的名字/首字母缩写, (gift certificates are not allowed); and
      2. 供款的单位价值少于或等于$75，并经财务代理人批准, 或捐款的单位价值超过75元但少于或等于150元，并经会长或各自的副会长预先批准.
        大学基金禁止提供超过150美元的非现金捐款.
    2. 现金
      1. 捐款与账户的用途一致, is paid from award and grant (9000) funds; and
      2. 捐款由总裁或各自的副总裁预先批准.
  3. 奖品/奖项
    奖品或奖励可以定义为在比赛或竞赛中表现优异而给予的不期望回报的东西. 允许从非拨款资金中购买奖品/奖励，如果奖品/奖励是作为比赛或随机抽奖的结果而不需要购买机会(参见第VI节“莱佛士”)。. 零售单位价值小于或等于100美元的购买需要财政代理人的批准. 零售单位价值大于$100但小于或等于$300的奖品/奖项必须事先得到会长或相应的副会长的批准.
    大学基金禁止购买零售单位价值超过$300的奖品/奖励.
  4. 促销产品
    促销项目是用于推广WIU的项目, 零售业务, 或一个活动，并免费赠送给潜在的消费者.
    1. 有形物品(杯子、铅笔、钢笔、运动衫等.)
      经校长或各自的副校长批准，允许从大学基金中购买零售单位价值小于或等于100美元的有形促销物品. 大学基金禁止购买单位价值超过$100的有形促销物品.
    2. 服务(门票、季票等.)
      如果服务的零售价值小于或等于100美元，则允许通过赠送服务来促进大学资金的活动，并获得财政代理的批准. 零售价值超过100美元的服务需要总裁或各自的副总裁的批准.
  5. 卡片、鲜花、果篮等.
    卡片、鲜花、果篮等. 是否只能由相应的副总裁批准从非拨款资金中报销/购买.
  6. 莱佛士(包括现金和非现金奖励)
    这项政策适用于学生, 员工, 以及在全球十大体育官方网址(以下简称“大学”)或WIU基金会(以下简称“基金会”)赞助下进行抽奖活动的任何其他代表，或由大学或基金会获得收益的任何抽奖活动. 本政策旨在提供信息，不构成法律或税务建议. 中奖人士应就个人情况向其律师或税务专业人士咨询.
    1. 概述
      1. 根据230伊利诺斯州汇编法规(ILCS, “莱佛士法案,和720 ILCS 5/28-2, 抽奖被定义为一种彩票形式，其中:
        1. 玩家同意为一个机会支付一些有价值的东西, 用数字或数字的组合或其他媒介来表示和区分的, 其中一个或多个机会被指定为获胜机会;
        2. 中奖机会将通过抽奖或其他基于机会因素的方法由进行或与彩票有关的人的行为或一系列行为决定, 但获胜机会不应由公开展示的体育竞赛的结果决定."
      2. 美国国税局(IRS)要求对免税组织在某些情况下进行的抽奖活动预扣和报告联邦所得税，具体情况如下所述.
    2. 限制和批准
      1. 奖金(现金或非现金)预计价值在100美元或以下的莱佛士需要行政服务副总统办公室的批准.
      2. 奖金(现金或非现金)预计价值大于101美元但小于或等于599美元的莱佛士需要相应的副总裁批准.
      3. 奖金(现金或非现金)预计价值在600美元或以上的莱佛士需要总统批准. 奖金$600或以上, D节所述的报告要求, E, 和F可以适用.
    3. 主办机构的义务
      1. 不论抽奖奖金金额(现金或非现金), 进行抽奖的组织应将举办抽奖的意图通知财务和行政副总裁办公室(VPFA). 可通过电话298-2073或谢尔曼大厅200与本办公室联系.
        1. 请在抽奖日前30天通知VPFA.
        2. VPFA将发出抽奖登记表供填写.
        3. 收到填妥的表格后, VPFA将根据抽奖奖金的预期价值确保适当的副总统或总统批准.
        4. 如果适用的话, VPFA还将适当的IRS表格分发给赞助组织的联系人.
      2. 在所有关于抽奖的营销或宣传材料中包括以下声明:“获奖者将负责与奖品相关的所有税收.”
      3. 在抽奖的时候, 在得奖者领取现金或非现金奖之前, 主办机构必须确保以下内容:
        1. 获胜者提供了他/她的名字, address, 和社会安全号码(SSN)或个人纳税人识别号码(ITIN). 如果中奖者拒绝提供这些信息, 应该尝试通过发送一份W-9表格的副本来收集这些信息, “索取纳税人识别号码及证明.”
        2. 获奖者已完成适当的联邦和州税表如下所述;
        3. 一旦识别信息和表格被收集, they should be sent to the VPFA in Sherman Hall 200; and
        4. 如适用，奖金将于颁奖前从得奖者处扣留或收取.
    4. 报告抽奖奖品
      1. IRS公告1340(2005年3月)概述了与报告抽奖奖品相关的要求和示例.
      2. 在下列情况下，获豁免机构必须申报抽奖奖品:
        1. 支付的金额, reduced by the wager (the amount paid for the chance to win a prize) is $600 or more; and
        2. 奖金至少是下注金额的300倍.

          例子: 苏珊花1美元买了一张由大学组织举办的抽奖券. 2006年10月31日，抽奖开始了，苏珊赢得了900美元. 由于下注减少的金额为899美元(900美元- 1美元), 奖金是900美元乘以赌注, 大学必须向国税局提交W-2G表格，并给Susan一份表格副本.
      3. 接受抽奖奖金的人必须在表格5754上向大学提供一份声明，说明他或她的身份以及其他有权获得奖金的人的身份，否则会受到伪证的处罚.
      4. 大学将在抽奖第二年的1月31日之前向获胜者发出W-2G表格，并将在2月最后一天向国税局发出相同的表格.
    5. 联邦所得税预扣抽彩奖金
      1. 超过5,000元的个别奖券奖金必须扣缴税款. 目前的预扣税率为25%，税额将以W-2G表格向IRS申报. 如果大学没有向获胜者预扣，它将承担税收责任.

        例子: 约翰花1美元买了一张由威斯康星大学基金会举办的抽奖券. 2006年10月31日，抽奖开始了，约翰赢得了6000美元. 因为下注的收益大于5美元,000 ($6,000元奖金减去1元门票费用), 基金会必须扣留1美元,499.从约翰的奖金中拿出75美元(5999美元× 25%). 如果基金会没有扣缴1499美元.在分配奖品之前，它有纳税义务
      2. 备用扣缴:如果中奖者没有提供正确的纳税人识别号码(社会安全号码), 个人纳税人识别号, 或雇主识别号码), 大学须扣留总收益的28%.
      3. 非现金奖励:价值5美元的非现金奖励,000或更多, 获胜者必须向大学支付公平市场价值减去下注金额的25%.
        1. 公平市场价值可以定义为抽奖时奖品可以出售的金额.
        2. 有关确定项目的公平市场价值的有用信息可在IRS第561号出版物中找到, “确定捐赠财产的价值.”

          例子: 杰森花1美元买了一张由大学赞助组织举办的抽奖券. 2006年10月31日，抽奖举行，贾森赢得了一辆价值1万美元(公平市场价值)的汽车。. 因为奖金超过5美元,这辆车的市场价值是10美元,000, 奖金的公平市场价值的税是2美元,499.[($10,000减去$1票价)x 25%]. 杰森必须支付2499美元.给大学75美元，让他代他向国税局汇款.
    6. 伊利诺伊州税务局(IDOR)报告和扣缴要求
      1. 领取价值一美元的抽奖奖品,000或以上(减去下注金额), IDOR要求中奖者填写IDOR表格IL-5754, “接受赌博奖金者声明书”.填妥的表格应提交至谢尔曼大厅200的VPFA. 此表格不提交IDOR，但大学必须保留一份副本.
      2. 如果抽奖奖金(少下注金额)超过1美元,000, 但不到5美元,000, 获胜者是伊利诺斯州居民, 大学必须按全额税率预扣(没有免税)。. 目前的全部税率是3%. 在奖金支付给获奖者之前，将代扣代缴税款.
      3. 如果抽奖奖金(减去下注金额)价值为5美元,1万美元或以上，获胜者必须是伊利诺伊州居民, 大学需要预扣税. 中奖者须准备从IL-W-4-G“赌博扣缴豁免证明书”.“在奖金支付给获奖者之前，将代扣代缴税款. 填妥的税务表格可以提交到谢尔曼大厅200的VPFA. 大学将保留一份副本，并将副本提交IDOR.
      4. 非伊利诺伊州居民不需要预扣所得税.
    7. 允许从非拨款资金中购买非现金抽奖奖品. 零售单位价值小于或等于100美元的购买需要财政代理人的批准. 零售单位价值大于100美元但小于或等于300美元的奖品必须事先得到会长或各自的副会长的批准. 零售单位价值超过$300的奖品必须事先得到会长的批准.
    8. 拍卖
      1. 就税收而言，拍卖不被视为抽奖或赌博.
      2. 拍卖不像抽奖一样有申报或扣缴税款的责任.
    9. 暂住的外星人
      1. 非居民外国人赢得的莱佛士奖要在1042-S表“外国人美国申报表”上申报.S. 受扣缴的收入来源.”
      2. 无论奖金多少，都要按30%的税率缴纳联邦所得税.
      3. 如果与非居民外国人的国籍国存在美国税收协定，则一些非居民外国人可能能够根据美国税收协定要求免除联邦所得税. 利用税收协定, 在分发抽奖奖品之前，必须处理适当的文书工作. 1042-S表格将提交给美国国税局，并在次年3月15日之前发给获胜者一份副本.
    10. 有用的资源
      1. 表格W-2G和5754的说明包含最新的预扣税税率.
      2. 虽然税率在美国国税局3079号出版物中没有更新, 免税组织的游戏出版,本出版物是一个有用的资源.
      3. 美国国税局2004-33号税务提示提供有关赌博收入和支出的信息.
      4. 伊利诺伊州预扣税指南包含州税收的其他信息.
    11. 抽奖奖金不需要由大学或基金会报告
      1. 即使在大学不需要报告奖金或征收税款的情况下, 受助人仍需在个人所得税申报表中申报此类款项.
      2. 获奖者应咨询他们的个人税务顾问，了解有关彩票奖金的报告要求.

有关此政策的问题可致电309/298-2073与VPFA联系.